Sendo um layout de escritório que elimina barreiras físicas entre estações de trabalho, o open space está promovendo interação direta e colaboração em empresas modernas. Neste artigo a Custódio apresenta por que empresas adotam esse modelo para agilidade, inovação e transparência. Explore as vantagens e desvantagens do open space no ambiente corporativo, bem como estratégias para otimizar esse layout, promovendo eficiência, colaboração e flexibilidade. Confira!
O que é o open space?
Antes de prosseguirmos, vamos esclarecer qual é o conceito de “open space”: refere-se a um layout de escritório que se caracteriza pela ausência de paredes ou divisórias físicas entre as estações de trabalho dos funcionários. Nesse ambiente, os profissionais compartilham um espaço amplo e aberto, promovendo a interação e a colaboração mais direta entre membros da equipe.
Por que adotar o open space no ambiente corporativo?
Existem diversas finalidades do open space que costumam levar uma empresa a adotar esse tipo de layout de escritório. Entre elas se destacam:
Agilidade e Resposta Rápida:
Para líderes e gestores, o open space oferece uma visão mais direta das atividades da equipe, facilitando a supervisão e permitindo respostas rápidas às necessidades operacionais. Essa agilidade pode ser essencial em ambientes de trabalho dinâmicos e sujeitos a mudanças frequentes.
Estímulo à Inovação:
A proximidade física e a fácil acessibilidade entre os membros da equipe podem estimular a inovação. A troca constante de ideias e a criação de um ambiente onde a informação flui livremente podem resultar em soluções mais criativas e em um ambiente propício ao desenvolvimento de novos projetos.
Fomento à Transparência:
Promovendo a transparência nas comunicações e atividades da equipe, o open space oferece a visibilidade direta das tarefas realizadas e a capacidade de observar o trabalho dos colegas podem contribuir para um ambiente mais transparente e alinhado com os objetivos organizacionais.
Vantagens do Open Space:
Entre as principais vantagens do open space, se destacam:
Comunicação facilitada:
O open space fomenta a comunicação fluida entre os membros da equipe, promovendo um ambiente onde as ideias fluem de maneira natural. A ausência de barreiras físicas facilita a interação instantânea, proporcionando um terreno propício para a colaboração e o compartilhamento de conhecimento. Isso não apenas fortalece os laços entre os colegas, mas também cria um ecossistema de trabalho dinâmico, onde a troca de informações é estimulada de forma orgânica.
Economia de espaço:
Uma vantagem marcante do open space é a otimização do espaço. Ao eliminar a necessidade de salas individuais e divisórias, as empresas podem maximizar a utilização do espaço disponível, resultando em uma configuração mais eficiente e, muitas vezes, em redução de custos. Essa abordagem também facilita a flexibilidade no arranjo físico do escritório, permitindo adaptações mais ágeis às mudanças nas necessidades operacionais.
Criação de uma cultura de equipe:
A proximidade física dos colegas de trabalho estimula a colaboração e a construção de relacionamentos mais sólidos. Assim, o design aberto do open space contribui para a formação de uma cultura de equipe coesa. A sensação de pertencimento a um grupo, onde todos estão acessíveis e abertos ao diálogo, pode resultar em equipes mais engajadas e motivadas.
Facilidade de supervisão:
Para líderes e gestores, o open space oferece benefícios significativos em termos de supervisão. A visibilidade direta das atividades da equipe permite uma gestão mais ágil e uma compreensão imediata dos desafios e sucessos. Essa proximidade facilita a comunicação entre líderes e membros da equipe, contribuindo para um ambiente de trabalho mais alinhado com os objetivos organizacionais.
Desvantagens do Open Space:
Ao incorporar esse tipo de design aberto no seu escritório, é importante contar com um escritório de arquitetura especializado que podem antecipar e solucionar as seguintes desvantagens do open space que podem surgir, como por exemplo:
Ruído no escritório:
Uma das desvantagens mais citadas do open space é o nível elevado de ruído. Com a ausência de divisórias físicas, conversas telefônicas, discussões e outras atividades sonoras podem se espalhar facilmente pelo ambiente, criando um cenário propício a distrações. O constante ruído de fundo pode impactar negativamente a concentração dos funcionários, prejudicando a execução de tarefas que exigem foco e atenção detalhada.
Privacidade no escritório:
A falta de privacidade é uma preocupação significativa em ambientes de open space. A ausência de divisórias ou salas privativas torna desafiador realizar chamadas telefônicas confidenciais, discutir assuntos sensíveis ou até mesmo manter um certo grau de isolamento para tarefas que demandam maior concentração. A sensação de exposição constante pode impactar negativamente o bem-estar dos funcionários e a confidencialidade das informações tratadas.
Distração no escritório:
O open space, ao facilitar a comunicação, também pode resultar em maior propensão a distrações. A proximidade física entre colegas pode levar a interrupções frequentes, seja por conversas informais, telefonemas ou outras atividades. Para tarefas que requerem um alto nível de concentração, a presença constante de estímulos visuais e sonoros pode diminuir a eficácia e a produtividade individual.
A gestão eficaz dessas desvantagens muitas vezes requer estratégias adicionais, como a implementação de áreas de trabalho silenciosas, o uso de fones de ouvido para redução de ruído e o estabelecimento de políticas que promovam o respeito ao espaço e à privacidade dos colegas. Considerar as necessidades específicas da equipe e proporcionar soluções flexíveis pode ajudar a minimizar os impactos negativos do open space.
Quais estratégias podem ser implementadas para lidar com o ruído, distração e a falta de privacidade no ambiente de open space?
- Zonas Designadas: Criar zonas designadas para atividades específicas, como reuniões ou tarefas que exigem concentração. Essas áreas podem ser equipadas com isolamento acústico e oferecer mais privacidade.
- Uso de Materiais Absorventes de Som: Incorporar materiais que absorvam o som, como tapetes, painéis acústicos e cortinas. Isso ajuda a reduzir a propagação do ruído no ambiente de open space.
- Divisórias Retráteis: Integrar divisórias retráteis que podem ser ajustadas conforme necessário para criar espaços semi-privativos ou isolados temporariamente, oferecendo flexibilidade na gestão do espaço e na privacidade dos funcionários.
Quais considerações são feitas durante o design do open space para promover a eficiência, a colaboração e a flexibilidade?
Uma equipe de arquitetos especializados em ambientes corporativos como do nosso escritório sempre levam em consideração diversos fatores e elementos para otimizar o layout de open space em um escritório e deixá-lo funcional. Por exemplo, consideramos a inclusão de:
- Diversidade de Espaços de Trabalho;
- Mobiliário Flexível;
- Tecnologia Integrada;
- Iluminação Adequada;
- Áreas de Descanso e Socialização;
- Incorporação de Elementos Naturais.
Conte com a Custódio
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